Formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego dopełnić można w terminie nie wcześniejszym niż 6 miesięcy i nie późniejszym niż jeden miesiąc od planowanej daty ślubu. Konieczna jest osobista obecność obojga narzeczonych. Zabrać ze sobą należy dowody osobiste dla potwierdzenia tożsamości. Potrzebny może być także odpis aktu urodzenia oraz dokumenty potwierdzające rozwiązanie poprzedniego małżeństwa, jeśli jedno z narzeczonych już wcześniej zawierało związek małżeński. Osoby owdowiałe zobowiązane są złożyć odpis skrócony aktu zgonu współmałżonka, natomiast rozwiedzieni poproszeni zostaną o odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie. Złożenie odpisów nie jest konieczne w przypadku gdy wymagany akt znajduje się w tutejszym urzędzie.
Uiścić należy także opłatę w wysokości 84 zł, którą urząd pobiera za sporządzenie aktu małżeństwa. Dokonuje się jej w poprzez wpłatę na odpowiedni rachunek Urząd Miasta Chełm.
Przed kierownikiem USC małżonkowie podpisują zapewnienie o braku okoliczności uniemożliwiających zawarcie małżeństwa. Od dopełnienia wszystkich formalności do daty ślubu zgodnie z ustawą musi upłynąć miesiąc. W uzasadnionych przypadkach jak ciąża, można ubiegać się o skrócenie czasu oczekiwania.
Osoby, pragnące zawrzeć konkordatowy ślub w kościele, po złożeniu wszystkich wymaganych dokumentów otrzymają odpowiednie zaświadczanie, które następnie przedkłada się w parafii. Ważność tego zaświadczenia wynosi 3 miesiące.
Narzeczeni, zawierający cywilny związek małżeński, stawić się mogą w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego. W przypadku konkordatowego ślubu wyznaniowego formalności dopełnia się w urzędzie odpowiednim dla miejsca stałego zamieszkani jednego z narzeczonych. W Chełmie USC znajduje się przy ulicy Pocztowej 50. Telefon kontaktowy: (82) 565 22 23, (82) 565 22 56.